Cómo trabajar con PDF en la oficina sin comprar Adobe Acrobat
Adobe Acrobat Pro cuesta unos 20 dólares al mes — una suma considerable por funciones que la mayoría de la gente de oficina solo necesita una vez por semana: unir un par de archivos, sacar una página de un contrato o añadir una firma. Si tu trabajo con PDF se limita a tareas puntuales como estas y no a la maquetación profesional de documentos, probablemente no necesites ninguna suscripción de pago: casi todo se puede hacer gratis, sin instalar nada, directamente en el navegador.
A continuación, siete tareas típicas con PDF que aparecen en casi cualquier oficina, desde abrir un archivo que te han enviado hasta firmar un contrato. Cada una tiene una herramienta gratuita en el navegador que la resuelve en un par de minutos — sin instalación, sin registro y, salvo una excepción, sin que el archivo salga nunca de tu propio navegador.
Abrir un PDF sin programas instalados
A veces lo único que necesitas es ver qué contiene un archivo que te han enviado, sin editar ni guardar nada. Ver PDF abre el documento página por página directamente en el navegador, con zoom incluido — no hace falta instalar Adobe Reader ni esperar a que arranque un programa pesado solo para un archivo.
Unir varios archivos en un solo PDF
La tarea más habitual es unir varios PDF sueltos en un solo documento — por ejemplo, para enviar a contabilidad un lote de recibos escaneados en un único archivo en vez de diez correos distintos. Unir PDF lo hace en un par de clics: subes los archivos, cambias el orden arrastrándolos si hace falta y descargas un PDF ya terminado. El procesamiento ocurre directamente en el navegador, así que los archivos no se envían a ningún servidor externo.
Esto es especialmente útil cuando los escaneos llegan de uno en uno — desde el móvil o una multifunción de oficina — y hay que reunirlos en el orden correcto antes de enviarlos, sin pelearse con la configuración de la app de escaneo.
Extraer páginas concretas de un documento largo
La tarea contraria también es habitual: de un contrato de 50 páginas solo necesitas el anexo, y reenviarlo entero no es práctico ni siempre apropiado. Dividir PDF permite indicar un rango de páginas concreto y obtener un archivo aparte solo con esas páginas — sin copiar y pegar contenido a mano.
Esto también funciona al revés — si en cambio necesitas quitar un par de páginas de un documento (por ejemplo, una hoja con datos personales de otra persona antes de reenviarlo), puedes dividir el archivo, quedarte con las partes que necesitas y volver a unirlas con Unir PDF.
Reducir el peso del archivo antes de enviarlo
Muchos proveedores de correo limitan los adjuntos a 25 MB, y un PDF lleno de páginas escaneadas o fotos incrustadas puede superar ese límite con facilidad. En vez de dividir el correo en varias partes, es más sencillo comprimir el propio archivo: Comprimir PDF reduce el peso del documento optimizando las imágenes incrustadas, y normalmente lo deja por debajo del límite sin afectar a la legibilidad del texto.
Conviene tener en cuenta que cuantas más páginas escaneadas o fotos de alta resolución tenga el documento, más ahorra realmente la compresión — un PDF puramente de texto, sin imágenes, ya pesa poco de por sí y apenas hay margen para reducirlo.
Editar texto dentro de un PDF
El PDF nunca se pensó para editarse — es un formato para ver e imprimir, no para modificar texto. Si necesitas revisar un contrato o un informe y no tienes el archivo de Word original, lo más sensato es convertirlo a un DOCX editable con PDF a Word, hacer los cambios en un editor de texto normal y, si hace falta, exportarlo de nuevo a PDF con la propia función «Guardar como PDF» de Word. Esta es la única herramienta de la lista en la que el archivo se envía brevemente a un servidor durante el proceso — es la única forma fiable de interpretar maquetaciones complejas de PDF; puedes ver los detalles en la Política de privacidad.
Después de editar en Word, conviene revisar toda la maquetación de la página, no solo el párrafo que has cambiado — a veces una edición de texto desplaza ligeramente los elementos vecinos, sobre todo en documentos con tablas o columnas.
Firmar un documento sin impresora ni escáner
El clásico proceso de imprimir, firmar a mano, escanear y enviar consume tiempo y requiere un equipo que quizá no tengas a mano, sobre todo si trabajas en remoto. Firmar PDF permite dibujar una firma con el ratón o el dedo directamente en el navegador y colocarla donde haga falta en el documento — todo el proceso dura menos de un minuto. Ten en cuenta que se trata de una firma dibujada para documentos cotidianos, no de una firma electrónica cualificada con validez legal para operaciones importantes — para eso hacen falta servicios especializados.
Puedes volver a dibujar la firma tantas veces como quieras si el primer intento no te convence — a diferencia del papel, aquí no hay riesgo de estropear el documento con un trazo torpe.
Proteger un documento con contraseña o quitársela
Si vas a enviar a un cliente una factura o un contrato con datos sensibles, conviene proteger el archivo con contraseña, para que un destinatario equivocado no pueda abrirlo. Proteger PDF pone una contraseña al abrir el documento. Al revés — si has recibido un archivo protegido cuya contraseña conoces pero no quieres teclear cada vez — Quitar contraseña de PDF elimina la protección. Ambas herramientas, igual que la conversión a Word, procesan el archivo en un servidor y lo eliminan justo después de responder.
Elige una contraseña que puedas compartir con el destinatario por otro canal — una llamada o un mensaje de chat, no el mismo correo que lleva el archivo protegido — de lo contrario la protección pierde bastante sentido.
Ninguno de estos escenarios requiere comprar Adobe Acrobat: abrir, unir, dividir, comprimir, firmar, proteger e incluso editar un PDF se puede hacer gratis, sin instalar nada y casi siempre sin enviar el archivo a ningún sitio que no sea tu propio navegador. La única excepción son la conversión a Word y las herramientas de contraseña, donde el procesamiento ocurre brevemente en un servidor — pero incluso ahí el archivo no se guarda más tiempo del necesario para responder. Si trabajar con PDF es algo ocasional para ti y no una tarea profesional diaria, este conjunto de herramientas gratuitas probablemente cubra todo lo que necesitas.